Lavorare con formati diversi in Openoffice.org

Uno dei fastidi maggiormente avvertiti dagli utenti che passano da Microsoft Office a Openoffice.org è quello relativo alla compatibilità tra i vari formati dei files.
Va detto, innanzitutto, che Openoffice.org è una suite COMPATIBILE con Microsoft Office e non un clone, quindi per lavorare con i formati proprietari di casa Microsoft si effettua sempre e comunque una conversione, che è sempre un processo in cui qualcosa va perduto; bisogna poi sottolineare che il problema si manifesta in senso bi-direzionale, cioè anche a quegli utenti che, usando Microsoft Office, ricevono file elaborati con altri applicativi (Openoffice.org, StarOffice), con la differenza che questi utenti per essere compatibili con tali suite, spendono 0 euro. Spesso e volentieri inoltre i problemi di conversione sono dovuti a un utilizzo non corretto dei comandi dei vari applicativi da parte degli utenti, che spesso ottengono un certo risultato utilizzando tecniche “fantasiose”.
Detto questo vorrei indicarvi alcuni piccoli accorgimenti, seguendo i quali si possono ridurre al minimo gli inconvenienti legati alla conversione dei files.

Innanzitutto, come regola generale, è fortemente consigliato lavorare sempre nel formato nativo dell’applicativo utilizzato e convertire in altro formato solo alla fine del lavoro.

L'estensione Multidiff

Tradotto in pratica, se devo lavorare su un file .doc, dopo averlo aperto, devo subito salvarlo in formato .odt, apporvi tutte le modifiche del caso e, alla fine, esportarlo in altro formato tramite il comando File > Salva con nome > Tipo file es. Microsoft Word 97/2000/XP (.doc).
È bene ricordare che, se il file deve essere inviato a un altro utente per la sola visione, è opportuno esportare nel formato PDF, mentre i formati che consentono la modifica del file devono essere usati solo se, appunto, l’utente deve poter modificare quel file (nell’occasione invitiamolo magari ad affiancare Openoffice.org alla suite di Microsoft).
Sembrerebbe un’operazione macchinosa ma in realtà si tratta di pochi click del mouse. Inoltre, per rendere il processo più agevole, ci viene in aiuto una comoda estensione chiamata Multidiff. Questo add-on (ovviamente “open”) permette di salvare il file su cui stiamo lavorando simultaneamente in più formati a seconda che debba essere solo letto oppure anche modificato. Se tramite la finestra di dialogo dell’estensione selezioniamo l’opzione “Read Only” il file verrà salvato in PDF, selezionando l’opzione “Read and Write” potremo decidere se salvare SIMULTANEAMENTE in .odt, .doc e .pdf.

Tramite il comando Send, i file salvati nei formati scelti, vengono invece allegati a un nuovo messaggio di posta elettronica, creato con il client di posta predefinito.

Il convertitore di documenti di Openoffice.org

Il convertitore di documenti: scegliere la suite

Se dobbiamo convertire una grande quantità di file dal formato Microsoft a quello di Openoffice possiamo utilizzare la funzione di “Conversione automatica”, che ci permette di convertire senza aprirli, tutti i documenti e i modelli in formato Microsoft Office (quindi testi, fogli di calcolo e presentazioni) e Staroffice presenti in una cartella e, volendo, nelle sottocartelle. Si può anche specificare un diverso percorso di destinazione per i file convertiti, in modo da effettuare tutte le verifiche del caso senza rischiare di alterare gli originali.
Il comando si trova nel menù File > Procedure guidate > Convertitore di documenti. Si aprirà una finestra in cui si potrà specificare quali tipi di file e da quale suite cercare, mentre nella finestra successiva si potranno indicare i percorsi da considerare.
Alla fine del processo potremo trovare i file originali e quelli automaticamente convertiti nei percorsi indicati.

Convertitore di documenti - Scegliere i percorsi

Convertitore di documenti - Scegliere i percorsi

Come potete l’impegno degli sviluppatori rende l’adozione di Openoffice.org  sempre più agevole; gli strumenti appositamente inseriti al suo interno e quelli creati dalla comunità, portano infatti questo prodotto ad essere per alcuni aspetti addirittura superiore a quelli proprietari.

Roberto Bartali